Réalisation technique
Le projet COMONDOCS est une application de gestion de dossiers clients (CRM) basée sur le cloud, développée pour améliorer la collaboration et la gestion des informations au sein des équipes de LAE assurance. En s'intégrant de manière transparente avec l'explorateur de fichiers Windows, COMONDOCS offre des fonctionnalités avancées de gestion et de partage de dossiers, tout en permettant une synchronisation en temps réel entre les utilisateurs.
Le projet COMONDOCS devait permettre d'améliorer l'efficacité de l'accès aux informations clients, réduire les erreurs de gestion et instaurer une dynamique collaborative en temps réel. COMONDOCS devait permettre la gestion manuelle des dossiers qui portait des risques de pertes de données et de doublons, avec des enjeux importants en termes de sécurité et de réactivité pour l’entreprise.
Vue principale (dossiers / partenaires / historique)
Barre de recherche
Boutons d’édition
Bouton de synchronisation
Compteur d’alertes et rappels
Encart d’alertes
Encart de rappels
Encart de sinistres
Boutons de modes d’affichage
Chaque composant a été conçu pour optimiser l’ergonomie utilisateur : l’interface visait à rendre la navigation intuitive même pour des utilisateurs non experts, tout en assurant une cohérence graphique et fonctionnelle conforme aux standards de Windows.
Lancement du projet
Le projet COMONDOCS a été réalisé pour répondre aux besoins de LAE assurance une entreprise de courtiers en assurance. Ils avaient besoin d’une gestion efficace des dossiers de leurs clients dans un environnement collaboratif tout en gardant une arborescence Windows. Les outils de gestion de fichiers de Windows manquaient de flexibilité et de fonctionnalités nécessaires pour avoir une gestion optimisée des différents dossiers de leurs clients, surtout dans leurs contextes où il y avait plusieurs utilisateurs qui devaient accéder aux mêmes dossiers clients et aux différentes informations des clients en temps réel.
Le lancement du projet s’est fait après une phase de cadrage minutieuse avec les acteurs clés de l’entreprise. J’ai organisé plusieurs réunions de lancement impliquant les responsables de la société LAE Assurance, afin de définir précisément les objectifs, les risques (notamment en termes de sécurité des données) et les attentes de toutes les parties prenantes.
L'idée centrale du projet COMONDOCS est de fournir une solution efficace permettant non seulement la gestion et la navigation des dossiers clients comme dans l'explorateur Windows, mais aussi l'ajout d'informations supplémentaires fournis depuis un Excel ou depuis la description de fichier Windows ayant les informations du client, le nom, le prénom, le numéro de téléphone etc. Mais aussi la possibilité d’avoir des rappels et d'alertes spécifiques à chaque dossier client, par exemple définir des deadlines sur des dossiers client. Cette application à permis de faciliter la gestion des dossiers clients en centralisant toutes les informations et en les rendant accessibles à tous les collaborateurs de LAE assurance connectés au système à l’aide par exemple du système cloud qu’ils utilisaient.
La définition précise du projet incluait la rédaction d’un cahier des charges exhaustif, définissant l’ensemble des besoins fonctionnels et techniques, ainsi que les critères de succès et les risques potentiels, tels que les problèmes de synchronisation en temps réel et la sécurité d’accès aux données sensibles.
Planification et analyse
Au départ du projet une planification détaillée des différents besoins fonctionnels et des spécificités du secteur des courtiers en assurances. Un cahier des charges complet ainsi qu'une charte de projet a été réalisé afin d'établir différentes versions de l'application, chacune de ces versions intégrant différentes fonctionnalités comme l'ajout de suppléments lors de la sélection d'un menu ou encore la gestion des préférences clients comme le lieu de livraison. Les livrables de cette phase incluaient des documents de spécification validés par le client, un planning GANTT détaillé, et des comptes-rendus de réunions de lancement qui démontrent l’exhaustivité de l’analyse des besoins.
Durant cette phase, j’ai défini les différentes étapes du projet, identifié les risques (délais de synchronisation, sécurité des données) et établi un planning précis avec des jalons mesurables. J’ai aussi coordonné avec des experts des secteurs concernés pour valider les exigences et anticiper les éventuels ajustements nécessaires.
Développement initial
Le développement initial a commencé par une analyse très approfondie des besoins fonctionnels et techniques de LAE assurance en ce rendant dans leurs locaux. Étant donné que COMONDOCS devait s'intégrer étroitement avec l'explorateur de fichiers Windows, une attention particulière a été portée à l'ergonomie et à l'expérience utilisateur pour rester dans le même design. Une première version du design graphique a été créée pour assurer une interface conviviale et intuitive. Des prototypes fonctionnels ont été réalisés et testés auprès des utilisateurs, avec des maquettes validées par des outils de design collaboratifs, dont les retours ont été systématiquement intégrés dans les itérations de développement.
Pendant cette phase, j’ai élaboré des prototypes interactifs et réalisé des maquettes détaillées pour valider l’ergonomie auprès des utilisateurs finaux. Les interactions entre les différents acteurs (utilisateurs, administrateurs) ont été définies à travers des sessions de co-conception et des tests préliminaires avec les commanditaires, garantissant ainsi une solution pleinement adaptée aux attentes.
Mise en place des fonctionnalités de base
La première étape technique a consisté à développer un système de synchronisation des dossiers entre les différents postes de travail à l’aide du système de synchronisation cloud que LAE assurance utilisaient. Cette synchronisation permet aux utilisateurs de créer, modifier, déplacer et supprimer des dossiers, tout en maintenant une cohérence et une mise à jour en temps réel des informations partagées aux différents collaborateurs de LAE assurance. La synchronisation des dossiers a été vérifiée avec des rapports techniques détaillant le temps de latence et la robustesse de la solution dans des conditions réelles. J’ai également implémenté des algorithmes de détection de modification et des processus de validation des conflits pour garantir une synchronisation sans faille.
Fonctions avancées
Différentes fonctionnalités avancées ont été ajoutées, notamment :
Ajout d'informations supplémentaires sur les dossiers clients : Les collaborateurs de LAE assurance peuvent ajouter différents commentaires. Que ce soit des notes et des métadonnées à chaque dossier, enrichissant ainsi les informations disponibles.
Ces informations étaient stockées dans une base de données et récupérées pour chaque dossier à l’aide du système cloud utilisé par l’entreprise.Gestion des alertes et rappels : Différents types d’alertes ou encore des rappels peuvent être programmés pour chaque dossier. Aidant ainsi les collaborateurs de LAE assurance à rester informés des échéances importantes et des tâches à effectuer sur chaque dossiers clients.
Recherche étendue : Une fonction de recherche asynchrone avancée plus précise que celle de Windows a été intégrée. Afin de permettre aux collaborateurs de LAE assurance de pouvoir trouver plus rapidement les différents dossiers clients. Mais aussi des informations spécifiques à chaque client avec également la possibilité d’ajouter des filtres sur ces recherches.
Ces fonctionnalités ont été déployées en collaboration avec les commanditaires, tout en réalisant des tests et des phases de formation pour s’assurer que chaque fonctionnalité réponde aux attentes des commanditaires.
Tests et validation
Différents tests de validation ont été menés tout au long du développement de COMONDOCS pour garantir la fiabilité et la performance de l'application. Les retours des collaborateurs de LAE assurance ont été intégrés pour affiner les fonctionnalités et améliorer l'expérience utilisateur.
J’ai mis en place une batterie de tests unitaires, d’intégration et de charge, associée à des sessions de validation par les commanditaires qui ont permis de recueillir des preuves concrètes de la performance et de la stabilité de la solution. Les rapports de tests, les logs de déploiement et les retours systématiques des commanditaires constituent des éléments de preuve tangibles de la robustesse de l'application.
Les résultats
Pour moi, la réalisation de COMONDOCS a été une expérience technique et très enrichissante que ce soit personnelle mais aussi professionnellement, cela m'a permis de développer différentes compétences avancées dans le développement d'applications desktop en WPF et en gestion de données sur le cloud ou encore de base de données. J'ai également pu apprendre à m'adapter aux contraintes spécifiques de synchronisation en temps réel et de gestion collaborative des informations sur le cloud qui peut s'avérer complexe. Les indicateurs clés de performance de COMONDOCS comme la réduction du temps de recherche des dossiers et des informations en temps réel, ont été mesurés et validés par des audits techniques menés par le client.
Pour les collaborateurs de LAE assurance, COMONDOCS a transformé la manière dont leurs équipes gèrent et partagent les dossiers clients. Les collaborateurs de LAE assurance bénéficient d'une interface familière, similaire à l'explorateur Windows, mais avec différentes fonctionnalités améliorées qui facilitent la collaboration et la gestion efficace des informations de chaque dossier client. La synchronisation en temps réel assure que tous les collaborateurs de LAE assurance disposent toujours des informations les plus récentes.
Pour l'entreprise L'adoption de COMONDOCS a permis d'augmenter la productivité et l'efficacité de leurs équipes, en réduisant les risques de doublons de dossiers et de différentes erreurs grâce à une gestion centralisée et cohérente de leurs dossiers clients. Les alertes et les rappels intégrés aident les collaborateurs de LAE assurance à respecter les délais et à gérer les tâches de manière proactive
L’entreprise à été très satisfaite du travail et avait également souhaité que l’on continue le projet après la livraison de celui-ci mais par manque de temps cela n'a pas pu être réalisé.
Pour finir la validation finale a été confirmée par l'amélioration de la productivité et par la continuité des demandes d'évolution exprimées par l'entreprise dans les retours post-livraison. Les résultats ont ainsi été mesurés à travers des indicateurs précis tels que la réduction du temps de traitement des dossiers, l’amélioration de la satisfaction des utilisateurs et l’optimisation des coûts opérationnels, prouvant la valeur ajoutée de cette solution pour l’entreprise et pour mon développement professionnel.
Les lendemains du projet
Après la livraison de COMONDOCS, l'application a continué à évoluer grâce aux retours des collaborateurs mais aussi du fait que l’entreprise à engagé des personnes pour continuer notre projet par la suite. Pour ce qui est des améliorations futures, elles pourraient inclure une intégration plus poussée avec d'autres outils de productivité et des fonctionnalités de collaboration plus avancées pour renforcer encore plus l'efficacité des équipes de LAE assurance. Pour ce qui est des perspectives d’évolution un planning de roadmap détaillé et des ateliers de suivi post-livraison. Dont les comptes-rendus attestent de la volonté de l’entreprise de poursuivre l’innovation et l’optimisation de la solution ont été mit en place.
Dans un futur immédiat, afin de s’assurer que COMONDOCS reste à la pointe des besoins métier et technologiques. Les axes d’évolution incluent l’intégration d’analyses de données prédictives et l’automatisation des processus de gestion, garantissant ainsi une adaptation continue aux défis émergents.
Mon point de vue
Travailler sur COMONDOCS a été une opportunité très intéressante pour moi cela m'a permis d' étendre mes compétences techniques et de comprendre les défis liés à la gestion collaborative des informations dans un environnement cloud. Avec du recul, j'aurais optimisé certaines étapes lors du développement de COMONDOCS, notamment en matière de conception initiale, pour éviter des itérations multiples et améliorer l'efficacité globale du projet avec par exemple une interface beaucoup plus travailler ou encore la suppression de fonctionnalités inutiles. Ces enseignements, documentés dans des rapports de post-mortem de projet et des analyses de performance, constituent des preuves tangibles de ma capacité à apprendre et à améliorer continuellement mes pratiques de gestion de projet technique.
Mon regard critique sur ce projet souligne ma capacité à identifier rapidement les points d’optimisation, à proposer des améliorations concrètes et à adapter mon approche pour maximiser l’efficacité et la qualité des livrables, ce qui constitue l’essence même de ma valeur ajoutée sur des projets complexes.